Case Study: Optimización y reingeniería del Servicio de Nóminas para mayor eficiencia y escalabilidad

Antecedentes y situación inicial:

La empresa actúa como unidad dentro de un grupo asegurador líder, encargándose del Business Process Outsourcing (BPO) de Administración de Personal, gestionando:

7.200 empleados en toda España.
42 empresas dentro del grupo.
Más de 50 convenios colectivos y pactos laborales.

Desafíos identificados:

Falta de estandarización en procesos, ya que el equipo proviene de distintos departamentos de RR.HH. de las empresas del grupo.
Baja flexibilidad operativa, donde cada persona solo gestiona tareas específicas para determinadas empresas.
Necesidad de definir niveles de servicio (SLA) claros para los clientes internos.

Para mejorar la calidad y eficiencia del servicio, se requería un análisis profundo y una reingeniería operativa.

Intervención de EIM:

Un equipo especializado en optimización de procesos y gestión de RR.HH. ejecutó un plan estructurado en tres fases:

Diagnóstico de situación:

Análisis de capacidades, habilidades, funciones y tareas.
Evaluación de herramientas tecnológicas (SAP RRHH, hojas de cálculo, sistemas de comunicación y registro).
Estudio de la organización interna, identificación de cuellos de botella y puntos de mejora.
Revisión de trabajos previos de consultoría de procesos.

Diseño del modelo de mejora del servicio:

Industrialización y reingeniería del servicio para optimizar la ejecución de tareas.
Nueva estructura organizativa basada en una jerarquía optimizada:
– Un gerente con siete expertos, donde uno lidera la tecnología y los demás combinan gestión de clientes con especialización en procesos clave.
– Creación de una “fábrica de tareas”, donde los técnicos de RR.HH. pueden ejecutar múltiples procesos mediante formación continua.
Implementación de una biblioteca documentalcon procesos estandarizados.

Implementación de herramientas de control y seguimiento:

Cuadro de mando con volumetrías para medir la carga de trabajo y optimizar recursos.
Revisión continua de SLA y mejora en la comunicación con clientes internos.

Resultados:

Optimización de la estructura organizativa, permitiendo mayor eficiencia y flexibilidad.
Mejora de la productividad sin necesidad de aumentar personal, facilitando la incorporación de nuevos clientes.
Escalabilidad demostrada: se podrá asumir la gestión de una empresa de 3.000 empleados adicionales sin ampliar la plantilla.
Mayor visibilidad y control del servicio mediante el uso de métricas y cuadros de mando