Constituir una sociedad en España exige completar una serie de trámites societarios, fiscales y laborales. Conocer los requisitos, los plazos y las distintas alternativas de implantación resulta clave para evitar retrasos y tomar la decisión más adecuada desde el inicio.
En este artículo analizamos paso a paso el proceso de constitución de una empresa en España y las principales opciones disponibles para empresas e inversores extranjeros, incluyendo la creación de una sociedad, la apertura de una sucursal, una oficina de representación o la adquisición de una sociedad ya constituida.
Por qué conviene conocer el proceso de principio a fin
La constitución de una sociedad no se regula en una única norma: las obligaciones están dispersas en la Ley de Sociedades de Capital, la normativa del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD), la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y la normativa de Seguridad Social. Para quien planifica una inversión, disponer de la visión de conjunto es precisamente lo que permite calcular tiempos, costes y dependencias entre trámites.
En nuestra experiencia, la relevancia práctica es doble. Primero, porque cada paso condiciona el siguiente: sin certificación negativa de denominación no se abre la cuenta bancaria; sin escritura no hay NIF provisional; sin NIF provisional no se liquida el impuesto ni se inscribe la sociedad. Segundo, porque varios plazos son perentorios y su incumplimiento obliga a repetir trámites o genera responsabilidad.
El proceso de constitución, fase a fase
1. Antes de empezar: poderes de representación e identificación de los no residentes
El proceso arranca con el otorgamiento de poderes a la persona que constituirá la sociedad (la “Newco”) en nombre de los fundadores. Si el poder se firma fuera de España, debe legalizarse mediante la Apostilla de La Haya —o el procedimiento de legalización que corresponda— y acompañarse de traducción jurada si no está en español.
Una pregunta que nos plantean constantemente los inversores internacionales: sí, un extranjero puede constituir una sociedad en España, sea residente o no. Las personas físicas necesitan el Número de Identificación de Extranjero (N.I.E.) y las personas jurídicas el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.). El procedimiento para obtenerlos no es complejo, pero implica formalidades —apoderamientos a residentes, comparecencias ante las autoridades— que pueden consumir bastante tiempo. Es, en nuestra experiencia, el primer cuello de botella que conviene anticipar.
En efecto, todo socio o administrador no residente de una sociedad española —sea persona física o jurídica— debe disponer de NIF español. Para personas físicas, la solicitud mediante representante autorizado exige el Modelo 790 (abono de la tasa), el Modelo EX-15, copia compulsada por fedatario público y apostillada o legalizada de todas las páginas del pasaporte, un apoderamiento con validez no superior a tres meses y la comunicación del notario español de las causas que justifican la solicitud. Para entidades jurídicas, el Modelo 036, el nombramiento de un representante persona física, la documentación acreditativa de la representación, copia del documento identificativo y NIE del representante y copia de la escritura de constitución y los estatutos de la entidad solicitante. Un matiz útil que comprobamos a menudo en la práctica: la Agencia Tributaria viene admitiendo que, si el poder notarial extranjero declara que la sociedad está válidamente constituida y vigente según las leyes de su país, no es necesario aportar documentación adicional que acredite su existencia.
2. El nombre y el dinero: reserva de denominación y depósito de las aportaciones
La denominación social se reserva ante el Registro Mercantil Central mediante la certificación negativa de denominación, que confirma que el nombre deseado está disponible. La certificación reserva el nombre durante seis meses, pero solo es válida para otorgar escritura durante tres meses desde su expedición. Caducada, puede renovarse aportando la certificación caducada; transcurridos los seis meses sin inscribir la constitución, la denominación causa baja y hay que solicitar una nueva. La solicitud puede hacerse presencialmente, por correo o por vía telemática a través de la web del Registro Mercantil Central, con entrega incluso electrónica con firma digital: un ejemplo de digitalización efectiva del procedimiento.
En paralelo, el desembolso inicial se deposita en una cuenta abierta a nombre de la “Newco en constitución”. El banco exigirá normalmente la certificación negativa de denominación, y el resguardo del depósito deberá presentarse ante notario. También caben aportaciones no dinerarias, con régimen distinto según se trate de S.A. o S.L.
3. La firma ante notario: escritura, titularidad real e inversión extranjera
Ante notario se presentan los estatutos, la certificación negativa, el resguardo bancario, los poderes apostillados con traducción jurada, los documentos identificativos y la declaración de inversión extranjera (Modelo D-1A), obligatoria aunque meramente informativa, que debe presentarse ante el Registro de Inversiones Exteriores en el plazo de un mes desde la constitución; el propio notario puede encargarse de ello.
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, obliga además a identificar al titular real: la persona o personas físicas que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto, o que por otros medios ejerzan el control de la gestión. Quedan exceptuadas, entre otros supuestos legalmente tasados, las sociedades cotizadas en mercados regulados de la UE o de países terceros equivalentes. Si ninguna persona física alcanza ese umbral, conforme al artículo 8 del Real Decreto 304/2014 se considera que el control lo ejerce el administrador —y, si el administrador es persona jurídica, su representante persona física—. Esta identificación se documenta en la propia escritura o en un documento público separado (acta de manifestaciones).
4. Después de la firma: NIF provisional, impuestos, Registro Mercantil y libros societarios
NIF provisional. Una vez constituida la sociedad, se solicita en la delegación de la Agencia Tributaria el NIF provisional, presentando el Modelo 036 junto con la escritura de constitución; los notarios pueden presentarlo por vía telemática en representación de la sociedad. El NIF provisional es necesario para todos los trámites posteriores relativos a la constitución —la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y la inscripción en el Registro Mercantil— y mantendrá ese carácter provisional mientras la entidad no aporte copia de la escritura pública y la certificación de su inscripción en un registro público.
Liquidación del ITP/AJD. La constitución de sociedades está exenta de la modalidad de Operaciones Societarias del ITP/AJD —con fundamento en el artículo 45.I.B.11 del texto refundido de la Ley del Impuesto, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1993, de 24 de septiembre—, al igual que los aumentos de capital, las aportaciones de socios que no supongan aumento de capital y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social desde otro Estado miembro de la UE. Pero la exención no exime de presentar el Modelo 600, junto con la escritura, copia de la misma y el NIF, en la oficina correspondiente de la Comunidad Autónoma, indicando que se trata de una autoliquidación exenta, antes de 30 días hábiles desde el otorgamiento de la escritura pública.
Inscripción en el Registro Mercantil. La inscripción se solicita en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, adjuntando la escritura de constitución, la declaración-liquidación del ITP/AJD, el NIF provisional y las tasas correspondientes. Es el momento jurídicamente decisivo: la inscripción otorga la personalidad jurídica; desde entonces la empresa existe legalmente. Debe realizarse en el plazo de dos meses desde el otorgamiento de la escritura, y el plazo de calificación del Registro es de 15 días hábiles. El notario autorizante puede remitir la escritura telemáticamente al Registro, lo que vuelve a acortar tiempos.
Libros societarios. Conforme a la Ley de Sociedades de Capital, la sociedad debe llevar ciertos libros oficiales, cuya llevanza y custodia corresponde al órgano de administración: el libro de actas, donde constan los acuerdos de las juntas generales y demás órganos colegiados; el libro registro de acciones nominativas (en la S.A. y la comanditaria por acciones, cuando las acciones sean nominativas) o el libro registro de socios (en la S.L.); y, en sociedades unipersonales, el libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, que exige transcribirlos íntegramente —su falta de transcripción puede hacer esos contratos inoponibles a la masa en caso de concurso del socio único o de la sociedad—. Como regla general, los libros se llevan en formato electrónico y se presentan telemáticamente para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio; para el primer ejercicio, una vez inscrita la sociedad debe legalizarse un libro inicial en el que conste la titularidad de los fundadores.
5. La puesta en marcha: obligaciones fiscales y laborales
En el plano fiscal destacan tres piezas: la posibilidad de deducir el IVA soportado antes del inicio de la actividad (artículo 111 de la Ley del IVA) si las adquisiciones se realizaron con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlas a la actividad empresarial; el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas mediante el propio Modelo 036 —que no requiere el pago de cuota alguna por inicio de actividad y debe formalizarse en el plazo de treinta días desde el inicio de la actividad, inscribiéndose en el epígrafe correspondiente a cada actividad que se vaya a desarrollar—; y la obtención del NIF definitivo, de nuevo mediante el Modelo 036, en el que ya consta el nombre de la sociedad.
En el plano laboral, si la empresa va a contratar uno o más trabajadores por cuenta ajena, debe inscribirse en la Seguridad Social con carácter previo al inicio de actividades (Modelo TA.6), dar de alta simultáneamente al menos a un trabajador (TA.2) y, en su caso, afiliarlo (TA.1, solo si nunca antes ha trabajado en España); estos trámites se realizan a través del sistema RED, y el último día para el alta del trabajador es el de su incorporación o inicio de contrato. En el mismo acto, el funcionario verificará si socios o administradores deben encuadrarse en el RETA o en el Régimen General como asimilados, concediendo un plazo de diez días para gestionarlo. Además, la apertura de cada centro de trabajo debe comunicarse a la autoridad laboral autonómica antes de 30 días desde el inicio de actividad —y exige disponer de un Plan de Prevención de Riesgos Laborales—, y el contenido de los contratos y sus prórrogas debe comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal a través de la plataforma Contrat@ en los diez días siguientes al inicio de la prestación de servicios.
Alternativas a la constitución: sociedad ya constituida, oficina de representación y sucursal
1. Comprar una “shelf company”: velocidad a cambio de un coste algo mayor
Las sociedades ya constituidas son, normalmente, S.L. inscritas en el Registro Mercantil, con NIF, el capital social mínimo legalmente exigido, estatutos estándar y sin actividad. Su adquisición es más rápida que constituir una sociedad ex novo, aunque con costes ligeramente superiores. Tras la compra del 100% de las participaciones es necesario otorgar escritura notarial de declaración del cambio de socio único o pérdida de unipersonalidad, y acometer las modificaciones estatutarias habituales —denominación, objeto social, domicilio y órgano de administración— mediante acuerdos del socio único que se formalizan ante notario y se inscriben en el Registro Mercantil; si se modifica la denominación, debe obtenerse previamente una nueva certificación negativa del Registro Mercantil Central. La compraventa de participaciones, como regla general, no genera tributación por IVA ni por ITP/AJD. Para un inversor que necesita operar con una sociedad ya dotada de NIF en cuestión de días, esta vía puede ser determinante.
2. Oficina de representación: mínima estructura, máximas cautelas fiscales
La oficina de representación solo puede realizar actividades meramente auxiliares, accesorias o instrumentales —recogida de información, prospección de mercados, apoyo local—, sin desarrollar, ni total ni parcialmente, el negocio que constituye el objeto fundamental de la sociedad. Carece de personalidad jurídica propia —por lo que sus acreedores pueden dirigirse contra la sociedad que la abre— y no se inscribe en el Registro Mercantil. Con carácter general no constituye establecimiento permanente a efectos del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, y sin establecimiento permanente ni siquiera está obligada a llevar contabilidad, tributando por cada devengo de renta de forma separada. Pero la calificación depende de las circunstancias de cada caso: si la oficina ofrece información de los productos de la empresa y sus representantes tienen poderes para concluir contratos, podría calificarse como establecimiento permanente, con todas sus consecuencias fiscales. Es un riesgo que siempre recomendamos evaluar caso por caso antes de elegir esta figura.
3. Sucursal: actividad plena sin filial
La sucursal permite desarrollar el negocio de la matriz en España sin crear una sociedad nueva. Requiere un acuerdo del órgano competente de la sociedad matriz que especifique, al menos, la denominación, el domicilio, el objeto social y la designación de uno o más representantes permanentes, que deberán ser residentes legales en España; un poder de representación formalizado ante notario extranjero, apostillado y con traducción jurada; escritura ante notario público español; NIF provisional; Modelo 600 e inscripción en el Registro Mercantil, que se produce aproximadamente en quince días hábiles desde la presentación de la escritura. No existe exigencia legal de un importe mínimo a desembolsar en el momento de la creación, aunque pueden depositarse fondos en una cuenta bancaria española.
En el ITP/AJD (Operaciones Societarias), el tratamiento depende de dónde radiquen el domicilio social y la sede de dirección efectiva de la matriz: si ambos están fuera de la Unión Europea, la sucursal tributa en las mismas condiciones que las entidades españolas por la parte de capital que destine a sus operaciones en territorio español, presentando el Modelo 600 en los 30 días hábiles siguientes al otorgamiento de la escritura; si el domicilio social y la sede de dirección efectiva están en otro Estado miembro de la UE —o si la sede de dirección efectiva está fuera de la UE pero el domicilio social radica en otro Estado miembro—, la operación no queda sujeta a esta modalidad. Como establecimiento permanente, la sucursal sí debe llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio español.
4. S.A. o S.L.: la decisión estructural
La elección del tipo societario condiciona capital, gobernanza y financiación. La S.A. exige un capital mínimo de 60.000 euros, con al menos el 25% desembolsado en la constitución. En la S.L., la referencia tradicional de 3.000 euros íntegramente desembolsados dejó de ser el mínimo legal con la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”): hoy puede constituirse una S.L. con un capital de un euro, si bien con salvaguardas mientras no se alcancen los 3.000 euros, como la obligación de destinar a reserva legal al menos el 20% del beneficio hasta que la suma de reserva y capital alcance esa cifra y, en caso de liquidación con patrimonio insuficiente, la responsabilidad solidaria de los socios por la diferencia. En la práctica, el umbral de 3.000 euros sigue siendo una referencia habitual de solvencia. Las acciones de la S.A. pueden negociarse en mercados de valores; las participaciones de la S.L. no, y están siempre sujetas a restricciones de transmisión —rasgo que, lejos de ser un defecto, protege a los socios de entradas no deseadas en el capital.
Hay más diferencias con impacto directo en la práctica: la S.L. puede tener participaciones con distintos derechos de voto o sin voto (en la S.A. no caben privilegios en el derecho de voto, aunque sí acciones sin voto), sus administradores pueden nombrarse por tiempo indefinido salvo disposición estatutaria en contrario (frente al máximo de seis años reelegibles de la S.A.) y no necesita informe de experto independiente para ampliaciones de capital con aportaciones no dinerarias: la Ley de Sociedades de Capital prevé, en su lugar, la responsabilidad solidaria de socios y administradores, entre otros. Ambas formas comparten el régimen de deberes y responsabilidad de los administradores, las obligaciones de publicidad registral y depósito de cuentas y la disolución obligatoria por pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, salvo que este se aumente o reduzca en la medida suficiente.
En las operaciones que asesoramos, la preferencia por la forma de S.L. es clara, y el propio mercado lo confirma: las sociedades ya constituidas que se ofrecen para su adquisición son, normalmente, sociedades limitadas. La S.A., por su parte, es la única que puede negociar sus acciones en mercados de valores y emitir obligaciones convertibles, por lo que resulta la forma adecuada para proyectos que aspiran a cotizar o captar capital en mercados.
Conclusión práctica
Tres ideas que trasladamos siempre a quien planifica una entrada en el mercado español. Primera: el proceso es predecible, pero los plazos encadenados (tres meses de vigencia de la denominación, 30 días hábiles para el Modelo 600, dos meses para inscribir, un mes para la declaración de inversión extranjera) exigen un calendario único que coordine notaría, banco, Registro y Agencia Tributaria. Segunda: para socios y administradores no residentes, la obtención de NIE/NIF es el trámite que más conviene anticipar, porque condiciona todo lo demás. Tercera: la elección entre constituir, comprar una sociedad ya constituida, abrir una sucursal o limitarse a una oficina de representación no es solo una cuestión de velocidad o coste, sino de exposición fiscal y de responsabilidad; merece un análisis previo riguroso, especialmente en estructuras internacionales.
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